Tietojärjestelmät ja -palvelut ovat useimmille yrityksille elintärkeitä kilpailukyvyn luojia, mutta ne myös muodostavat merkittävän kuluerän. Suomalaisten yritysten IT-kustannukset ovat keskimäärin 4,38% yrityksen liikevaihdosta (Tivia). Yrityskohtaisesti kustannukset vaihtelevat yrityksen koosta, kypsyysvaiheesta ja toimialasta riippuen 1,5%:n ja 5%:n välillä. Kulut voidaan karkeasti jakaa kehityskustannuksiin, käyttökustannuksiin ja erilaisiin käyttöoikeuskustannuksiin.
Kehityskustannukset ovat näistä kenties helpoiten johdettava osa-alue. Uusien tietojärjestelmien tarve määritellään strategiassa (tai ainakin se on johdettavissa sieltä) ja suunniteltaville hankkeille lasketaan takaisinmaksuaikataulu ja budjetti, jonka käyttöä myös seurataan tarkasti.
Käyttökustannuksien hallinnointi on kirjavampaa. Jokaiselle järjestelmälle on määritelty oma palvelutasosopimus (Service Level Agreement, SLA), joka määrittää miten tukipalvelut toimivat ja paljonko ne maksavat. Ylläpitotiimien henkilöstö on usein pirstaloitunut yrityksen omien tukitiimien lisäksi myös useille palvelutoimittajille. Tyypillisesti sama tukitiimi vastaa useiden järjestelmien tukemisesta, mutta vastuut eivät periydy tukimallin eri tasoilla, jolloin kokonaisratkaisuun syntyy helposti epäjatkuvuuskohtia, joissa asiakkaan tukeminen ei sopimusmäärittelyjen mukaan oikein kuulu kenellekään.
Ohjelmistopalveluiden käyttöoikeudet määritellään sopimuksissa, joissa kustannusten määräytyminen on monesti useiden ajureiden summa. Muutokset käyttäjämäärissä, transaktiomäärissä, palvelinten määrissä, prosessoreiden määrissä tai muuttavat palvelusta maksettavaa hintaa. Ainakin määrien kasvaessa, sillä aina alaspäin skaalautuvuutta ei ole huomattu liittää sopimukseen.
Kehityskustannukset tarpeen mukaan
Yrityksessä on paljon tärkeitä toimintoja, jotka eivät suoraan muodosta kilpailuetua. On tietohallinnon toimintoja kuten sähköposti, joka ilman muuta tarvitaan, mutta jonka kehittäminen firman sisäisenä toimintona ei ole perusteltua. Yrityksen IT-hankintastrategia määrittelee mitä tehdään itse ja mitä ostetaan muualta.
Mittakaavahyödyt laskevat kustannuksia kun voidaan kilpailuttaa suurempia kokonaisuuksia. Jos järjestelmäkehitystä ei tehdä niin laajamittaisesti, että tarvittavaa osaamista kannattaa pitää omalla palkkalistalla, on kustannustehokkaampaa ostaa sitä toimittajilta silloin kun tarvetta on.
Omat resurssit kannattaa keskittää niihin toimintoihin, joilla tavoitellaan kilpailuetua markkinoilla.
Käyttökustannusten suunnittelu kokonaisuutena auttaa resursoimaan oikein
Hankintastrategia auttaa myös tukipalveluiden suunnittelemisessa. Kun palvelut kategorisoidaan järkevästi, pystytään löytämään merkittäviä säästökohteita verrattuna tilanteeseen, jossa tukipalvelut mietitään palvelu kerrallaan.
Samalla kannattaa uudelleenarvioida jo tehdyt SLA:t ja sopimukset, jottei makseta palvelutasosta, jota ei tarvita tai tukimuodoista, joita ei käytetä.
Käyttöoikeudet vaativat tarkkaa silmälläpitoa
Erilaisten käyttöoikeuslisenssien ostaminen on vaivatonta ja helppoa. Pilvipohjaisissa ratkaisuissa esimerkiksi uuden käyttäjän lisääminen tapahtuu reaaliaikaisesti. Kustannustenhallinta sen sijaan muuttuu samalla monimutkaiseksi. Miten budjetoidaan palvelu, jolla ei ole kiinteää hintaa? Millä prosessilla käyttöoikeudet varmistetaan? Jos kaikille avoimen verkkopohjaisen palvelun kustannusajurina on sen käyttö, mitä jos käyttäjämäärät yht’äkkiä satakertaistuvat? Tai satatuhatkertaistuvat? Entä sitten jos käyttö putoaa sadasosaan aikaisemmasta?
Zink IT Oy auttaa yritystäsi saamaan enemmän irti IT-investoinneistaan
Meillä on vuosien kokemus ja vahva osaaminen IT-hankinnoista ja projektinvedosta. Autamme asiakkaitamme rakentamaan napakan ja toteuttamiskelpoisen IT-hankintastrategian, jota noudattamalla osataan kohdistaa IT-yksikön henkilökunnan kehittäminen oikeille alueille ja saadaan yrityksen tietohallintokustannukset kuriin.
Johdamme hankintaprojekteja tarpeiden keräämisestä sopimusneuvotteluihin saakka. Hoidamme kilpailutukset ja tarvittaessa tuomme omat, ostajan kannalta optimoidut, sopimuspohjamme asiakkaamme käyttöön.
Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää!
Simo Ala-Nissilä
Toimitusjohtaja
Zink IT Oy