Yrityksen tietojärjestelmät kehittyvät pitkän ajan kuluessa ja usein eri komponenttien yhteensopivuus alkaa joissakin kohdissa tuottaa ongelmia. Integraatiot katkeilevat, tukipyynnöistä seuraa pitkiä vastuukeskusteluita eri toimittajien välillä ja työntekijät joutuvat syöttämään samoja tietoja eri järjestelmiin useaan kertaan.

Uudistamistarve on tiedossa, mutta ei tiedetä mistä kannattaisi aloittaa. Me tiedämme. Kannattaa aloittaa tietojärjestelmäkartoituksella, jonka avulla voidaan muodostaa yleiskuva tietojärjestelmäratkaisuiden nykytilasta ja hahmotella uudistuksille tiekarttaa.

Zink IT on tehnyt useita tietojärjestelmäkartoituksia ja auttanut yrityksiä nykyaikaistamaan tietojärjestelmänsä kohtuullisin panostuksin. Autamme myös hankkeiden resursoinnissa sekä toimittaja- ja työkaluvalinnoissa.

Ota rohkeasti yhteyttä ja laita rattaat pyörimään!

Uusi palvelumme antaa työkalun auditointien ja omavalvonnan systemaattiseen hoitamiseen. Samat vaatimukset voidaan laajentaa myös päivittäisten työtehtävien tasolle ja tehtävät voidaan kirjata kätevästi mobiilisovelluksella!

Kysy lisää!

https://www.zinkit.fi/fi/tuotteet/zhealth

Zink IT:n luottoluokitus on korkeimmalla mahdollisella tasolla.

Vain 2,7% Suomalaisista yrityksistä kuuluu kolmen A:n luottoluokituksen piiriin.

Viime vuoden lopun ja alkuvuoden 2019 aikana olemme kilpailuttaneet projektikilpailutusten lisäksi myös jo merkittävän määrän palveluita. Otos on vielä toki varsin lyhyeltä ajalta, mutta näyttäisi siltä, että yritykset ovat aikaisempaa innokkaampia kilpailuttamaan myös tietojärjestelmien tuki- ja ylläpitopalveluita. Usein hankitavaiheessa - kun kokemusta palvelusta ei vielä ole - ylläpitosopimusta ei osata rakentaa todellisten vaatimusten tasolle. Tarpeen yliarviointi johtaa kalliiksi koettuihin tukipalveluihin ja aliarviointi taas heikkoihin vasteaikoihin ja liiketoimintojen häiriöihin. 

Käyttövaiheen kustannukset ovat yleensä merkittävästikin rakennusvaiheen kuluja korkeampia - etenkin suosittujen SaaS-palveluiden kohdalla. Siksi niitä ei kannata jättää huomiotta myöskään sen jälkeen kun tuote on käytössä.

Riskejä voi pienentää käyttämällä kokenutta asiantuntijaa jo sopimusvaiheessa. Epätyydyttävän tilanteen voi myös nollata kilpailuttamalla tukipalvelut uudelleen. 

Molemmissa tapauksissa Zink IT Oy auttaa mielellään!

Kuten useana aikaisempana vuonnakin, olemme paikalla Helsingissä keskiviikkona 5.12.2018. Ota yhteyttä, niin sovitaan tapaaminen! Tutun ja turvallisen IT sourcingin lisäksi meillä on silloin myös jotain uutta esiteltävää... 

Yrityksen johdolla ja toimihenkilöillä on usein vahva käsitys siitä, että yrityksen pitäisi ottaa käyttöön uusi tietojärjestelmä tai että joku käytössäolevista järjestelmistä pitäisi korvata uudenaikaisemmalla tai paremmin muuhun IT-infrastruktuuriin tai -arkkitehtuuriin sopivalla. Hankintapäätöstä viivästytetään, koska ei ole selvää mitä haluttaisiin hankkia eikä hankkeelle löydy osaavaa vetäjää kun kaikki ovat kiireisiä operatiivisissa askareissaan.

Riskittömin vaihtoehto on aloittaa tarvekartoituksesta. Miettiä kuka järjestelmää käyttää ja miten. Mitä prosesseja sen tulisi tukea? Minkä järjestelmien kanssa sen tulisi integroitua? Mikä on välttämätöntä ja mikä olisi mukava saada jos se ei maksa kovin paljoa?

Tarvekartoituksen jälkeen tehdään markkinakatsaus ja listataan tilanteeseen sopivimpia vaihtoehtoisia tuotteita ja toimittajia.

Jos tarjonta ja alustavat kustannusarviot tukevat hankkeen aloittamista, varsinainen kilpailutus alkaa tämän vaiheen jälkeen.

Meillä on vuosien kokemus ja vahva osaaminen IT-hankinnoista ja projektinvedosta. Autamme asiakkaitamme kartoittamaan tarpeet ja huolehdimme kilpailutusprosessin läpiviennistä tarvittaessa aina sopimusneuvotteluihin saakka.

Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää!

Simo Ala-Nissilä

Toimitusjohtaja

Zink IT Oy

Simo@zinkit.fi

+358 50 484 2933

Tietojärjestelmät ja -palvelut ovat useimmille yrityksille elintärkeitä kilpailukyvyn luojia, mutta ne myös muodostavat merkittävän kuluerän. Suomalaisten yritysten IT-kustannukset ovat keskimäärin 4,38% yrityksen liikevaihdosta (Tivia). Yrityskohtaisesti kustannukset vaihtelevat yrityksen koosta, kypsyysvaiheesta ja toimialasta riippuen 1,5%:n ja 5%:n välillä. Kulut voidaan karkeasti jakaa kehityskustannuksiin, käyttökustannuksiin ja erilaisiin käyttöoikeuskustannuksiin.

Kehityskustannukset ovat näistä kenties helpoiten johdettava osa-alue. Uusien tietojärjestelmien tarve määritellään strategiassa (tai ainakin se on johdettavissa sieltä) ja suunniteltaville hankkeille lasketaan takaisinmaksuaikataulu ja budjetti, jonka käyttöä myös seurataan tarkasti.

Käyttökustannuksien hallinnointi on kirjavampaa. Jokaiselle järjestelmälle on määritelty oma palvelutasosopimus (Service Level Agreement, SLA), joka määrittää miten tukipalvelut toimivat ja paljonko ne maksavat. Ylläpitotiimien henkilöstö on usein pirstaloitunut yrityksen omien tukitiimien lisäksi myös useille palvelutoimittajille. Tyypillisesti sama tukitiimi vastaa useiden järjestelmien tukemisesta, mutta vastuut eivät periydy tukimallin eri tasoilla, jolloin kokonaisratkaisuun syntyy helposti epäjatkuvuuskohtia, joissa asiakkaan tukeminen ei sopimusmäärittelyjen mukaan oikein kuulu kenellekään.

Ohjelmistopalveluiden käyttöoikeudet määritellään sopimuksissa, joissa kustannusten määräytyminen on monesti useiden ajureiden summa. Muutokset käyttäjämäärissä, transaktiomäärissä, palvelinten määrissä, prosessoreiden määrissä tai muuttavat palvelusta maksettavaa hintaa. Ainakin määrien kasvaessa, sillä aina alaspäin skaalautuvuutta ei ole huomattu liittää sopimukseen.

Kehityskustannukset tarpeen mukaan

Yrityksessä on paljon tärkeitä toimintoja, jotka eivät suoraan muodosta kilpailuetua. On tietohallinnon toimintoja kuten sähköposti, joka ilman muuta tarvitaan, mutta jonka kehittäminen firman sisäisenä toimintona ei ole perusteltua. Yrityksen IT-hankintastrategia määrittelee mitä tehdään itse ja mitä ostetaan muualta.

Mittakaavahyödyt laskevat kustannuksia kun voidaan kilpailuttaa suurempia kokonaisuuksia. Jos järjestelmäkehitystä ei tehdä niin laajamittaisesti, että tarvittavaa osaamista kannattaa pitää omalla palkkalistalla, on kustannustehokkaampaa ostaa sitä toimittajilta silloin kun tarvetta on.

Omat resurssit kannattaa keskittää niihin toimintoihin, joilla tavoitellaan kilpailuetua markkinoilla.

Käyttökustannusten suunnittelu kokonaisuutena auttaa resursoimaan oikein

Hankintastrategia auttaa myös tukipalveluiden suunnittelemisessa. Kun palvelut kategorisoidaan järkevästi, pystytään löytämään merkittäviä säästökohteita verrattuna tilanteeseen, jossa tukipalvelut mietitään palvelu kerrallaan.

Samalla kannattaa uudelleenarvioida jo tehdyt SLA:t ja sopimukset, jottei makseta palvelutasosta, jota ei tarvita tai tukimuodoista, joita ei käytetä.

Käyttöoikeudet vaativat tarkkaa silmälläpitoa

Erilaisten käyttöoikeuslisenssien ostaminen on vaivatonta ja helppoa. Pilvipohjaisissa ratkaisuissa esimerkiksi uuden käyttäjän lisääminen tapahtuu reaaliaikaisesti. Kustannustenhallinta sen sijaan muuttuu samalla monimutkaiseksi. Miten budjetoidaan palvelu, jolla ei ole kiinteää hintaa? Millä prosessilla käyttöoikeudet varmistetaan? Jos kaikille avoimen verkkopohjaisen palvelun kustannusajurina on sen käyttö, mitä jos käyttäjämäärät yht’äkkiä satakertaistuvat? Tai satatuhatkertaistuvat? Entä sitten jos käyttö putoaa sadasosaan aikaisemmasta?

Zink IT Oy auttaa yritystäsi saamaan enemmän irti IT-investoinneistaan

Meillä on vuosien kokemus ja vahva osaaminen IT-hankinnoista ja projektinvedosta. Autamme asiakkaitamme rakentamaan napakan ja toteuttamiskelpoisen IT-hankintastrategian, jota noudattamalla osataan kohdistaa IT-yksikön henkilökunnan kehittäminen oikeille alueille ja saadaan yrityksen tietohallintokustannukset kuriin.

Johdamme hankintaprojekteja tarpeiden keräämisestä sopimusneuvotteluihin saakka. Hoidamme kilpailutukset ja tarvittaessa tuomme omat, ostajan kannalta optimoidut, sopimuspohjamme asiakkaamme käyttöön.

Ota yhteyttä, kerron mielelläni lisää!

Simo Ala-Nissilä
Toimitusjohtaja
Zink IT Oy

simo@zinkit.fi

+358 50 484 2933

Zink IT Oy auttaa keskisuuria ja suuria yrityksiä tekemään mahdollisimman hyödyllisiä IT-investointeja

HYPPY YRITTÄJYYTEEN. Simo Ala-Nissilälle ja Ora Yli-Urpolle oma yritys oli ainoa oikea vaihtoehto, kun palkkatyöt loppuivat. Toimipaikka löytyi Saippua Centeristä Turusta.

Harva nyky-yritys pyörii ilman IT-palveluja. Kun edessä on suuren tietojärjestelmän tai tietohallinnon palveluiden ostaminen tai IT-palveluiden ulkoistaminen, voi ulkopuolinen asiantuntija-apu olla tarpeen.

Tällä ajatuksella syntyi turkulainen Zink IT Oy, jonka takana ovat IT-alan konkarit Simo Ala-Nissilä ja Ora Yli-Urpo. He korostavat, että isoissa hankkeissa pitää tuntea paitsi IT-ala, myös markkinat.

- Yrityksessä saattaa olla IT- ja osto-osaamista, mutta ne eivät yleensä kohtaa. Usein puuttuu myös markkinatuntemus: mitä markkinoilta on saatavissa, mitkä ovat kohtuulliset ehdot ja hyvät hinnat, Ala-Nissilä sanoo.

Muun muassa Nokialla ja Microsoftilla työskennellyt kaksikko tietää, mistä puhuu: heillä on yli 20 vuoden kokemus erilaisista tietohallinnon tehtävistä Suomessa ja ulkomailla. Zink IT perustettiin marraskuussa, ja into paistaa miesten kasvoilta. Puolessa vuodessa on selvinnyt, että konsulttipalveluille on kysyntää.

Sitoutuminen tärkeää

Mistä IT-hankinnoissa lähdetään liikkeelle? Ala-Nissilän mukaan tärkeintä on miettiä, mitkä IT-palvelut ovat yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeimpiä ja selvittää yksityiskohtaisesti, mitä yritys tarvitsee. Lisäksi mietitään, mitkä IT-palvelut yrityksen on järkevää tuottaa itse ja mitkä ostaa ulkopuolelta.

IT-kustannuksia kannattaa tarkkailla jatkuvasti.

- Jos lähdetään siitä, että CRM-järjestelmä [asiakkuudenhallinnan järjestelmä] pitäisi uusia, koska vanha on huono, niin silloin ollaan vielä kaukana siitä, että voidaan jutella jonkun toimittajan kanssa.

Kaksikko korostaa, että kukaan ulkopuolinen asiantuntija ei voi hoitaa IT-hanketta yksin, vaan hankinnat mietitään yhdessä sellaisten henkilöiden kanssa, jotka tuntevat yrityksen toiminnan perin pohjin. He muistuttavat sitoutumisen tärkeydestä.

- Jos se on vain yrityksen IT-puolen hanke ja bisnespuoli ei ole siinä mukana, niin odotusarvot eivät ole kovin korkealla, Ala-Nissilä sanoo.

Tarkkaile kustannuksia

Yli-Urpo korostaa, että IThankintoja tehdessä pitää miettiä myös tulevaa. Palveluntarjoajan kanssa kannattaa sopia heti alussa ehdot palvelun lopettamiselle, vähentämiselle ja lisäämiselle, muuten muutokset voivat tulla kalliiksi.

Jälkiseuranta on tärkeää. Yli-Urpon mukaan sopimuksen toimivuuden näkee vasta käytännössä. Palvelujen käyttäjien pitää tietää, mitä on sovittu ja mitä he voivat palveluntarjoajalta vaatia.

IT-kustannuksia kannattaa tarkkailla jatkuvasti.

Ala-Nissilä muistuttaa myös yrityksen IT-palveluiden kokonaisuuden hallinnasta: kun hankintoja tehdään, tarpeettomaksi jääneet palvelut pitää muistaa ajaa alas. IT-kustannuksia kannattaa tarkkailla jatkuvasti.

- Siellä voidaan maksaa lähes tarpeettomasta IT-tuotteesta ihan älytöntä hintaa.

Vaikka IT-markkinat ovat globaalit ja tarjontaa on paljon, villiksi Yli-Urpo ja Ala- Nissilä eivät toimintakenttää kuvaisi. Suomessa markkinat ovat pienet, ja hyvät referenssit ovat palveluntuottajille elintärkeitä.

- Sanaa leviää nopeasti, jos toimija on epärehellinen tai osaamaton, Ala-Nissilä sanoo.

 Varsinais-Suomen Yrittäjä-lehti. Kesäkuu 6-8/2016. www.y-lehti.fi/lehdet/2016/06-08